GED (*) par dossier
Les pièces d'un dossier sont classées dans une arborescence propre au dossier, consultable en liste ou en arbre selon l'usage.
Module détaillé
Documents et courrier
Toutes les pièces du cabinet, classées et suivies.
La gestion documentaire suit la structure des dossiers et les habitudes du cabinet. Les modèles produisent des courriers complets, les circuits de signature gardent une trace des décisions et le courrier entrant rejoint la bonne file de traitement.
Fonction mise en avant
Documents et gestion électronique
Toutes les pièces du cabinet, classées et retrouvables. Cette partie relie les usages du cabinet aux informations déjà présentes dans les dossiers. Vous gardez une lecture claire des actions, des pièces et des responsabilités.
- GED (*) par dossier
- Types de documents
- Pièces jointes et courriels
Fonction mise en avant
Circuit de signature
Qui doit signer quoi, et où en est-on. Cette partie relie les usages du cabinet aux informations déjà présentes dans les dossiers. Vous gardez une lecture claire des actions, des pièces et des responsabilités.
- Flux de signature
- Tâches de signature
- Signatures à traiter
Fonction mise en avant
Courrier entrant
Le courrier scanné arrive déjà classé. Cette partie relie les usages du cabinet aux informations déjà présentes dans les dossiers. Vous gardez une lecture claire des actions, des pièces et des responsabilités.
- Dépôt automatique du scanner
- Lecture du document
- Journal du courrier
Module F
Documents et gestion électronique
Toutes les pièces du cabinet, classées et retrouvables.
Types de documents
Le référentiel des types de documents structure le classement du cabinet et sert de base au tri automatique des pièces reçues.
Modèles de documents
Vos modèles Word intègrent les données du dossier, des parties et du cabinet : le courrier sort rempli, prêt à relire. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Modèles de courriers et formules
Modèles de correspondance et formules de politesse sont paramétrés une fois et proposés à la rédaction. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Génération et impression
Un document se génère, se prévisualise, s'imprime ou part par courriel avec ses annexes, depuis le même écran. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Impression groupée
Plusieurs documents d'un même dossier ou d'une même sélection s'impriment ou s'envoient en une seule opération, avec leurs annexes.
Rapports paramétrables
Les états et rapports du cabinet sont définis dans des modèles modifiables et générés en PDF. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Stockage local ou cloud
Les documents sont conservés sur le serveur du cabinet ou sur un espace de stockage distant chiffré, selon votre choix. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Pièces jointes et courriels
Les courriels reçus et envoyés sont rattachés à leur dossier avec leurs pièces jointes, et restent consultables dans le dossier.
Module G
Circuit de signature
Qui doit signer quoi, et où en est-on.
Flux de signature
Un document est envoyé dans un circuit de signature défini étape par étape, avec l'ordre des signataires et le suivi du dossier.
Tâches de signature
Chaque étape crée une tâche pour la personne concernée : le document à signer apparaît directement dans sa liste de travail.
Suivi et historique
L'état du circuit et l'historique des décisions sont consultables à tout moment depuis le document et depuis le dossier.
Signatures à traiter
Un panneau de tableau de bord regroupe les documents qui attendent votre signature, avec un accès direct au circuit concerné.
Module H
Courrier entrant
Le courrier scanné arrive déjà classé.
Dépôt automatique du scanner
Le scanner du cabinet dépose les courriers numérisés dans un dossier surveillé ; eLaw les prend en charge sans intervention.
Lecture du document
Le texte est extrait du document, qu'il s'agisse d'un PDF natif ou d'un document scanné et océrisé, pour préparer son classement.
Reconnaissance du courrier
Le type de courrier, le dossier concerné, l'expéditeur, l'objet et la date sont identifiés, avec un indice de fiabilité.
Classement automatique
Au-dessus du seuil de fiabilité que vous fixez, le courrier est classé dans la GED (*) du dossier et une tâche est créée pour son gestionnaire.
File de traitement
En dessous du seuil, le courrier rejoint une file où il est classé manuellement, document affiché à côté du formulaire. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Classement en série
Après chaque décision, le courrier suivant s'ouvre : une pile de courrier se traite d'une traite, au clavier. Le cabinet garde ainsi le contexte utile sans ressaisie ni rupture dans le dossier.
Journal du courrier
Tous les courriers traités restent consultables, y compris ceux classés automatiquement, avec leur historique de décision.