Politique de confidentialité

Champ d’application

Cette politique concerne la consultation du site de présentation d’eLaw et les échanges avec son éditeur, notamment les demandes d’information et de démonstration. Elle ne remplace pas les dispositions contractuelles et les informations propres au traitement des dossiers dans le logiciel eLaw.

Responsable et contact DPO

Le site est édité par Prismatech SRL, Rue aux deux croix 44, 4920 Aywaille, Belgique, numéro d’entreprise 0737.618.979, TVA BE 0737.618.979.

Responsable désigné pour Prismatech SRL : Christophe Lafalize.
Délégué à la protection des données (DPO) : Christophe Lafalize.

Pour toute question ou demande relative à vos données, contactez Christophe Lafalize à contact@elaw.cloud, par téléphone au 04.378.50.60, ou par courrier à l’adresse de Prismatech SRL, à son attention.

Données concernées

• Coordonnées professionnelles : nom, prénom, cabinet, adresse de courriel et numéro de téléphone si vous le communiquez.
• Informations sur votre demande : nombre d’utilisateurs, logiciel actuel, contenu du message et échanges nécessaires à son suivi.
• Données de navigation (uniquement avec votre consentement) : pages consultées, provenance de la visite, appareil, navigateur et localisation approximative, collectés par Google Analytics.
• Données techniques : adresse IP et informations transmises par le navigateur lors du chargement du site ou de ses ressources. L’hébergeur du site, OVH SAS, peut également produire des journaux d’accès et d’erreur selon la configuration du service.

Les informations de contact proviennent de vous ou de la personne qui nous contacte pour votre cabinet. Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire ; sans ces informations, votre demande peut ne pas pouvoir être traitée. Le téléphone et le message complémentaire sont facultatifs.

Ne transmettez pas de pièces de dossiers, de données sensibles ou d’informations couvertes par le secret professionnel dans une simple demande de démonstration. Un échange adapté pourra être organisé si nécessaire.

Finalités et bases juridiques

• Répondre à une demande envoyée par le formulaire : le consentement exprimé au moyen de la case prévue à cet effet. Ce consentement concerne votre demande, pas une inscription à des communications publicitaires.
• Mesurer la fréquentation du site avec Google Analytics : votre consentement, donné dans le bandeau prévu à cet effet et révocable à tout moment (voir « Cookies et traceurs »).
• Préparer une démonstration, une offre ou une relation contractuelle à votre demande : les mesures précontractuelles nécessaires à cette démarche.
• Traiter les échanges professionnels reçus par courriel ou téléphone et assurer la sécurité du site : l’intérêt légitime de Prismatech SRL à répondre à ses interlocuteurs, prévenir les abus et maintenir son service.
• Répondre à une demande d’exercice de droits ou à une obligation imposée par la loi : le respect de nos obligations légales.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en nous contactant. Ce retrait ne remet pas en cause les opérations réalisées licitement auparavant.

Destinataires et services externes

Les informations sont destinées aux personnes habilitées chez Prismatech SRL pour répondre à votre demande. Selon les services utilisés, les prestataires de messagerie et de maintenance peuvent également intervenir dans la mesure nécessaire à leur mission. Une communication aux autorités peut avoir lieu lorsqu’une obligation légale l’impose.

Le site est hébergé par OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France, qui agit comme sous-traitant pour l’hébergement et traite à ce titre les données techniques nécessaires à la fourniture du service. Ses coordonnées complètes figurent dans les mentions légales ; consultez également la page d’OVHcloud sur la protection des données.

Le site charge actuellement ses polices via Google Fonts. Votre navigateur contacte les serveurs de Google pour récupérer ces ressources, ce qui transmet notamment votre adresse IP et des informations techniques de requête. Consultez les informations de Google Fonts et la politique de confidentialité de Google.

Si vous y consentez, des données de navigation sont traitées par Google Analytics (Google Ireland Limited, sous-traitant). Google peut transférer ces données vers les États-Unis ; Google LLC est certifiée au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework). Consultez la politique de confidentialité de Google et les conditions de traitement des données de Google.

Les pays de traitement et les éventuels transferts hors de l’Espace économique européen dépendent des prestataires retenus. Ils doivent être vérifiés avant publication ; la présence d’un lien vers la politique d’un prestataire ne constitue pas, à elle seule, une garantie de conformité. Les transferts concernés doivent disposer d’un fondement et de garanties appropriés au regard du RGPD.

Conservation des données

Les critères de conservation proposés pour ce site sont les suivants :

• Demandes d’information ou de démonstration : jusqu’à la réponse et à la clôture du suivi demandé. Si un projet est en cours, les échanges utiles sont conservés pendant sa préparation.
• Relation contractuelle : les informations nécessaires suivent les règles de conservation applicables au contrat et aux obligations légales correspondantes.
• Demandes relatives à vos droits : jusqu’à leur traitement, puis pour la période nécessaire à la justification de la réponse et à la gestion d’une éventuelle contestation.
• Données de mesure d’audience : conservées dans Google Analytics pendant 14 mois.
• Journaux techniques : une durée limitée au diagnostic, à la sécurité et au traitement des incidents, à fixer selon la configuration de l’hébergement chez OVH.

Une conservation distincte, avec accès restreint, peut être nécessaire pour satisfaire une obligation légale ou défendre un droit. À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées. Les durées opérationnelles doivent être arrêtées par Prismatech SRL et reflétées dans cette politique avant publication.

Cookies et traceurs

Le site utilise Google Analytics 4, un service de mesure d’audience fourni par Google Ireland Limited, uniquement si vous l’acceptez dans le bandeau affiché lors de votre première visite. Tant que vous n’avez pas accepté, ou si vous refusez, aucun script Google Analytics n’est chargé et aucun cookie de mesure n’est déposé. Les menus et les animations fonctionnent sans cookie.

Après acceptation, Google Analytics dépose les cookies _ga et _ga_<identifiant> (durée maximale de 2 ans) afin de distinguer les visiteurs et les sessions. Les données collectées portent sur les pages consultées, la provenance de la visite, le type d’appareil et de navigateur et une localisation approximative. Elles servent exclusivement à établir des statistiques de fréquentation et à améliorer le site ; aucun cookie publicitaire n’est utilisé.

Votre choix est mémorisé dans le stockage local de votre navigateur (clé elaw-analytics-consent) pendant 6 mois au maximum, après quoi il vous est redemandé. Vous pouvez le modifier à tout moment, aussi simplement que vous l’avez donné : gérer les cookies (lien également présent en bas de chaque page). En cas de retrait, la mesure est désactivée et les cookies Google Analytics sont supprimés.

Les éventuels mécanismes ajoutés par l’hébergeur (OVH) ou des services externes doivent être vérifiés lors de la mise en ligne. Tout autre traceur non strictement nécessaire ajouté à l’avenir sera soumis au même mécanisme de consentement préalable.

Sécurité et confidentialité

La protection des informations repose sur des mesures adaptées aux risques : limitation des accès aux personnes habilitées, protection des échanges et des outils utilisés, et suivi des incidents. Les mesures concrètes doivent être définies avec les prestataires techniques. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

La navigation sur ce site de présentation ne met pas en œuvre de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, ni de profilage intégré au code du site.

Vos droits et leur exercice

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. La portabilité s’applique aux données fournies lorsque le traitement automatisé repose sur le consentement ou un contrat.

Adressez votre demande à contact@elaw.cloud, à l’attention de Christophe Lafalize, en précisant le droit concerné. En cas de doute raisonnable sur votre identité, des informations complémentaires proportionnées pourront être demandées. N’envoyez pas spontanément de copie de votre carte d’identité.

Une réponse doit vous être apportée dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de demandes nombreuses ; vous en serez informé dans le premier mois. L’exercice des droits est en principe gratuit.

Réclamation auprès de l’APD

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément aux règles applicables, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, ou d’une autre autorité de contrôle compétente. Pour les demandes portant sur l’exercice de vos droits, l’APD demande en principe de contacter d’abord le responsable du traitement.

Consulter la procédure de plainte auprès de l’APD.

Mises à jour de cette politique

Cette politique sera adaptée à l’évolution du site, de ses prestataires et des traitements réalisés. La date figurant en tête de page permet d’identifier la dernière version. Une modification nécessitant votre information ou votre consentement fera l’objet des démarches appropriées.